Programme de contrats fédéraux

Le Programme de contrats fédéraux (PCF) vise à amener les organisations qui font affaire avec le gouvernement du Canada à se doter d'un effectif représentatif de la main-d'œuvre canadienne notamment pour ce qui est des membres des quatre groupes désignés en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi :

  • les femmes
  • les autochtones
  • les personnes handicapées
  • les minorités visibles

Le PCF s'applique aux entrepreneurs de compétence provinciale :

  • qui ont un effectif combiné au Canada d'au moins 100 employés permanents, à plein temps; et
  • qui ont obtenu un contrat de biens ou de services, une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement du gouvernement du Canada, d'une valeur d'un million de dollars ou plus (y compris les taxes).

Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi

Les entrepreneurs qui soumissionnent un premier contrat de biens ou de services, une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement d'une valeur d'un million de dollars ou plus (y compris les taxes applicables) avec le gouvernement du Canada, doivent en premier lieu, attester leur engagement envers l'équité en matière d'emploi en signant un Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi (LAB1168).

Dès qu’un contrat admissible, tel que décrit ci-dessus est octroyé à l'entrepreneur, un numéro unique d'Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi est assigné à l'entrepreneur et le Programme du travail l'avise qu’il est maintenant assujetti au PCF. En conséquence, l’entrepreneur est alors tenus de satisfaire aux exigences du PCF. Cette obligation est permanente : elle ne se limite pas seulement à la période du contrat et elle s’applique également aux futurs contrats.

Exigences

Lorsqu’un contrat admissible est octroyé par le gouvernement du Canada à un entrepreneur, celui-ci doit satisfaire aux exigences suivantes:

Exigence 1 : Recueillir des renseignements sur l'effectif

L'entrepreneur doit recueillir des renseignements sur son effectif afin de connaître la représentation des quatre groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle. Pour ce faire, celui-ci doit élaborer, distribuer et recueillir un questionnaire d'auto-identification conforme aux critères décrits ci-dessous. Le questionnaire d'auto-identification doit être remis à tous les employés qui ont travaillé au moins 12 semaines ou plus (employés permanents à plein temps et s à temps partiel

Une enquête sur l'effectif est nécessaire dans l'une des situations suivantes :

  • L'entrepreneur n'a jamais fait enquête auprès de son effectif pour en mesurer le niveau de représentation.
  • L'entrepreneur n'a pas tenu sa base de données à jour. Par exemple, un questionnaire d'auto-identification n'a pas été remis aux nouveaux employés; les modifications apportées par les employés à leurs réponses antérieures n'ont pas été prises en compte; ou les résultats de l'enquête n'ont pas été mis à jour suite au départ d'employés.

1.1 Définitions du questionnaire

Le questionnaire d’auto-identification doit comprendre une définition de chaque groupe désigné visé par l’équité en matière d’emploi qui est conforme aux définitions suivantes :

  • « Autochtones » : Les Indiens, les Inuits et les Métis.
  • « minorités visibles » : Font partie des minorités visibles les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche.
  • « personnes handicapées » : Les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage et :
    • soit considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi;
    • soit pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience et inclus les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail.

1.2 Questionnaire d’auto-identification

L’entrepreneur utilise un questionnaire d’auto-identification qui répond aux critères suivants :

  • Le questionnaire ou les documents d’accompagnement indiquent clairement que les employés peuvent se déclarer membres de plus d’un groupe désigné;.
  • Le questionnaire comprend un code d’identification d’employé.;
  • Le questionnaire comprend une question sur le sexe lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir ces données dans les dossiers de paye ou les dossiers du personnel.;
  • Le questionnaire est disponible en médias substituts sur demande;.
  • Le questionnaire indique clairement que les employés ont le choix de répondre ou non aux questions d’auto-identification (le retour du questionnaire peut cependant être obligatoire);
  • Le questionnaire indique clairement que les renseignements fournis peuvent être modifiés en tout temps.
  • Le questionnaire indique clairement que les renseignements recueillis sont confidentiels et ne seront communiqués qu’à des personnes faisant partie de l’organisation afin de s’acquitter des obligations relatives à l’équité en matière d’emploi.

Toutes questions supplémentaires sur le questionnaire doivent être liées à l’équité en matière d’emploi et être séparées des questions d’auto-identification. De plus, il doit être clairement indiqué que les réponses à ces questions sont facultatives.

1.3 Taux de retour et de réponse

L'entrepreneur doit déployer tout effort raisonnable afin d'obtenir et de maintenir un taux minimal de réponse et de questionnaires retournés de 80 %. Si ce taux n'est pas atteint, l'entrepreneur doit élaborer une stratégie afin de l'augmenter.

Taux de retour : Le nombre de questionnaires retournés, qu’ils soient remplis ou non. Seuls les questionnaires comprenant au moins un code d’identification d’employé peuvent être comptés.

  • Taux de retour = Nombre de questionnaires retournés ÷ Nombre de questionnaires distribués

Taux de réponse : Le nombre d’employés qui ont rempli le questionnaire.

  • Taux de réponse = Nombre de questionnaires retournés qui ont été remplis ÷ Nombre de questionnaires distribués

1.4 Tenue à jour des données

L’entrepreneur tient à jour les données sur son effectif :

  • en remettant un questionnaire aux employés qui en font la demande ou qui désirent modifier des renseignements fournis précédemment, et aux nouveaux employés; et
  • en mettant à jour leur base de données à la lumière des données provenant de ce qui précède ainsi que des embauches, des promotions et des cessations d’emploi.

1.5 Codification des postes

L'entrepreneur attribue correctement un code à la profession occupée par chacun de ses employés à l'aide des versions les plus récentes de la Classification nationale des professions (CNP) et des Catégories professionnelles de l'équité en matière d'emploi (CPÉME).

1.6 Calcul de la représentation

L’entrepreneur détermine correctement la représentation au sein de son organisation en comptant :

  • tous les employés permanents à plein temps et à temps partiel; et
  • seulement les employés qui se sont volontairement déclarés Autochtones, personnes handicapées ou membres de minorités visibles.

Remarque : Les données concernant l’appartenance à chacun des groupes désignés, sauf celui des femmes, doivent être recueillies à l’aide du questionnaire d'auto-identification. Les données liées au sexe peuvent être obtenues à partir des dossiers du personnel.

Exigence 2 : Effectuer une analyse de l'effectif

L'entrepreneur doit effectuer une analyse de l'effectif qui compare les données liées à la représentation interne de l'effectif aux estimations relatives à la disponibilité externe afin de cerner les écarts dans la représentation des groupes désignés. Ces écarts surgissent lorsque la représentation interne est inférieure à la disponibilité externe dans une catégorie professionnelle et un groupe désigné donné.

L’analyse de l’effectif doit être effectuée selon les critères ci-dessous.

2.1 Estimations de la disponibilité

L’entrepreneur établit les estimations de la disponibilité en utilisant les données relatives au marché du travail que le ministre juge pertinentes (c.-à-d. le Rapport statistique sur l'équité en matière d'emploi publié par le Programme du travail).

2.2 Niveaux professionnels et géographiques de comparaison

L’entrepreneur sélectionne les niveaux professionnels et géographiques de comparaison les plus appropriés pour établir les estimations de la disponibilité externe.

Remarque : Le tableau « Niveaux professionnels et géographiques » ci-dessous présente les éléments de référence standard à utiliser par défaut pour établir les estimations de la disponibilité externe. Toute dérogation doit être considérée attentivement et être justifiée.

2.3 Taux de représentation

L’entrepreneur compare les estimations de la disponibilité appropriées avec les données sur la représentation interne afin de déterminer le taux de représentation dans chaque catégorie professionnelle de son effectif.

Tableau : Niveaux professionnels et géographiques par défaut
Catégories professionnelles Niveaux professionnels par défaut Niveaux géographiques par défaut
1. Cadres supérieurs CPÉME National
2. Cadres intermédiaires et autres gestionnaires CPÉME National
3. Professionnels CNP National
4. Personnel semi-professionnel et technique CNP Provincial
5. Surveillants : gens de métier et artisans CPÉME RMR
6. Contremaîtres CNP Provincial
7. Personnel administratif et de bureau principal CPÉME RMR
8. Personnel spécialisé de la vente
et des services
CNP Provincial
9. Gens de métier et artisans qualifiés CNP Provincial
10. Personnel de bureau CPÉME RMR
11. Personnel intermédiaire de la vente et des services CPÉME RMR
12. Travailleurs manuels partiellement spécialisés CPÉME RMR
13. Autre personnel de la vente et des services CPÉME RMR
14. Autres travailleurs manuels CPÉME RMR

Exigence 3 : Fixer des objectifs à court et à long termes

L'entrepreneur doit fixer des objectifs raisonnables, à court et à long termes, en matière d'embauche et d'avancement de membres des groupes désignés dans les catégories professionnelles où il a été déterminé qu’il existait une sous-représentation. Les objectifs sont établis selon les critères ci-dessous.

3.1 Objectifs numériques à court terme

L’entrepreneur fixe des objectifs numériques à court terme relatifs à l’embauche et aux promotions de membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle où ceux-ci sont sous-représentés. Lorsqu’il établit ces objectifs, l'entrepreneur doit tenir compte :

  • du degré de sous-représentation dans chaque catégorie professionnelle ;
  • de la disponibilité de membres qualifiés de groupes désignés dans son effectif ainsi que dans la population active canadienne ;
  • de l'augmentation ou de la réduction prévue de son effectif au cours de la période visée par les objectifs ; et
  • du roulement de personnel prévu au cours de la période visée par les objectifs.

Remarque : « À court terme » s’entend comme une période de un de un à trois ans. Il est fortement recommandé d’établir les objectifs en matière d’embauche et d’avancement en pourcentages. Des objectifs en termes de pourcentages ont l’avantage de s’ajuster automatiquement au fil des changements dans les pratiques d’embauche et d’avancement.

Exception : S’il constate un écart pour les femmes dans une CPÉME où les femmes sont représentées à 50 % ou plus, l’entrepreneur n’est pas tenu de fixer un objectif, quelle que soit la disponibilité. Cette exception permet d’assurer que le programme n’encourage pas les employeurs à catégoriser davantage certaines professions comme des « professions féminines ».

3.2 Objectifs à long terme

L'entrepreneur établit des objectifs à long terme pour combler les écarts dans la représentation des membres des groupes désignés qu'on ne s'attend pas à combler à court terme. Ces objectifs visent une période de trois ans ou plus.

Au moment d'établir les objectifs à long terme, l'entrepreneur tient compte des facteurs considérés dans l'établissement des objectifs numériques à court terme, des effets de ces derniers et des impacts prévus de toute initiative relative à l’équité en matière d’emploi qui serait entreprise.

3.3 Caractère suffisant des objectifs

Les objectifs établis par l’entrepreneur suffisent à assurer des progrès raisonnables envers l’élimination de chacun des écarts de représentation en étant au-dessus, ou au minimum, égal à la disponibilité.

Exigence 4 : Réaliser des progrès raisonnables et investir des efforts raisonnables

L'entrepreneur doit déployer tout effort raisonnable pour que des progrès raisonnables soient réalisés en vue d’une représentation pleine et entière des quatre groupes désignés au sein de son effectif.

4.1 Progrès raisonnables

L’entrepreneur démontre qu’il y eu progrès raisonnable lorsqu’il atteint ses objectifs à court terme à 80 % ou plus, ou qu’il réalise l’ensemble de ses objectifs (cumulatifs) à 80 % ou plus, ou qu’il réalise une pleine représentation de son effectif.

4.2 Efforts raisonnables

Lorsque les objectifs à court terme n’ont pas été atteints à 80 %, l’entrepreneur doit démontrer qu’il a déployé des efforts raisonnables pour atteindre ses objectifs.

Des preuves montrant des efforts raisonnables peuvent inclure :

  • un soutien continu de la part des cadres supérieurs en ce qui concerne l'équité en matière d'emploi et sa réalisation ;
  • des mécanismes d’imputabilité pour assurer la réalisation des objectifs à court terme ;
  • une affectation de ressources (financières et humaines) adéquates pour assurer la réalisation des objectifs à court terme ;
  • une stratégie a été mise en place pour assurer un milieu de travail sans obstacle ;
  • des initiatives ont été entreprises pour augmenter la représentation là où des écarts de représentation ont été constatés ; et
  • l'organisation a fait tout ce a quoi on pourrait raisonnablement s’attendre pour améliorer la représentation, en tenant compte de ses ressources et de ses contraintes.

Remarque : L'obligation de faire des « efforts raisonnables » n'oblige pas l'entrepreneur à prendre des mesures qui lui imposeraient une contrainte excessive, à engager ou à promouvoir des personnes non qualifiées ou à créer des nouveaux postes.

4.3 Tenue de dossiers

L'entrepreneur tient des dossiers concernant ses obligations touchant l'équité en matière d'emploi pendant une période d'au moins trois ans après la date à laquelle les dossiers se rapportent.

Le dossier de chaque employé doit comprendre :

  • l’appartenance à un groupe désigné, s’il y a lieu ;
  • la CPÉME et le code CNP ;
  • le salaire et les augmentations de salaire Footnote 1 ;
  • la ou les date(s) de promotion, s’il y a lieu ;
  • le statut d’emploi (à plein temps ou à temps partiel) ;
  • le lieu de travail ;
  • la date d’embauche ;
  • la date de cessation d’emploi, s’il y a lieu ; et
  • le questionnaire d’auto-identification et l’information connexe utilisée pour la cueillette des renseignements sur l’effectif.

Évaluations de conformité

Les évaluations de conformité, sont effectuées pour s'assurer que l’entrepreneur satisfait aux conditions de son Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi en respectant les exigences du PCF.

Les évaluations de conformité sont effectuées par les agent(e)s de programme du Programme du travail. Une première évaluation de conformité a lieu lorsqu'un entrepreneur est assujetti au PCF depuis un an. Des évaluations de conformité subséquentes peuvent être effectuées par la suite.

Pendant une première évaluation de conformité, l'agent(e) de programme évalue la conformité avec les exigences 1, 2 et 3, notamment :

  • la collecte d’information sur l’effectif
  • l'analyse de l'effectif et
  • les objectifs à court et à long termes.

Pendant l'évaluation de conformité subséquente, l'agent(e) de programme évalue la conformité avec toutes les exigences du PCF. Par conséquent, en plus des éléments mentionnés ci-dessus, l’agent(e) évalue :

  • si des progrès raisonnables ont été réalisés en vue de parvenir à un milieu de travail représentatif des quatre groupes désignés ; et
  • en l’absence de progrès raisonnable, si des efforts raisonnables ont été déployés pour réaliser des progrès raisonnables.

Une évaluation de conformité se termine par un constat de conformité ou de non-conformité.

Pour de plus amples renseignements sur les procédures d’évaluation de conformité, veuillez communiquer avec la division de l’Équité en matière d’emploi du Programme du travail à ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

Conformité et non-conformité

Conformité

Un constat de conformité confirme que l'entrepreneur a rempli les exigences du PCF. L’entrepreneur demeure ainsi admissible aux contrats de biens et de services du gouvernement du Canada.

Non-conformité

Un constat de non-conformité est émis lorsqu'un entrepreneur ne démontre pas qu’il a rempli les exigences du PCF.

Dans les situations de non-conformité, l'entrepreneur sera avisé par écrit des motifs de cette décision et son de droit d'en appeler au ministre du Travail dans un délai de 30 jours suivant la réception de l'avis de non-conformité. Si l'appel est accepté, le ministre nommera un évaluateur indépendant qui révisera les résultats de l’évaluation. Si les conclusions de l'évaluation indépendante confirment la position de l’entrepreneur, une nouvelle évaluation de conformité sera effectuée. Si les résultats de l’évaluation indépendante confirment la non-conformité, des sanctions seront appliquées.

Sanctions

Un constat de non-conformité est émis, le nom de l'organisation figure sur la Liste des soumissionnaires à admissibilité limitée du PCF, et l’entrepreneur n’aura plus le droit de soumissionner des contrats de biens et de services, d’offres à commandes ou d’arrangements en matière d'approvisionnement du gouvernement du Canada, peu importe la valeur. Un constat de non-conformité avec le PCF peut également entraîner la résiliation du contrat.

Pour être réintégré dans le PCF, un entrepreneur doit :

  • recueillir les renseignements sur son effectif (exigence 1) ;
  • effectuer une analyse de l’effectif (exigence 2) ;
  • fixer des objectifs à court et à long termes (exigence 3) ;
  • demander au Programme du travail d’effectuer une évaluation de conformité ; et
  • être jugé en conformité à la suite d'une évaluation de conformité.

Retrait du Programme de contrats fédéraux

Si un entrepreneur se retire du PFC, il ne pourra plus soumissionner sur des contrats de biens et de services, d’offres à commandes ou d’arrangements en matière d'approvisionnement du gouvernement du Canada, peu importe la valeur.

Pour se retirer, l’entrepreneur doit transmettre une demande de retrait par écrit au Programme du travail. Une fois la demande reçue, le Programme du travail enverra une lettre d’accusé de réception et ajoutera le nom de l’entrepreneur à la Liste des soumissionnaires à admissibilité limitée du PCF. Par ailleurs, le numéro de l'Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi de l’entrepreneur sera annulé et les ministères fédéraux seront informés que l’entrepreneur n’est plus admissible à soumissionner ou à recevoir de contrats de biens et de services, d’offres à commandes ou d’arrangements en matière d'approvisionnement du gouvernement du Canada, peu importe la valeur. Un retrait du PCF peut également entraîner la résiliation du contrat.

Retrait du Programme de contrats fédéraux sans conséquences

Un entrepreneur peut se retirer du PCF sans en être pénalisé lorsque :

  • l’effectif de son organisation devient inférieur à 100 employés et il est peu probable qu'il augmente à plus de 100 employés dans un proche avenir ; ou
  • l'entrepreneur a cessé ses activités en raison d'une faillite ou d'une liquidation, ou parce qu'il a fermé ses portes.

Pour se retirer sans en être pénalisé, l’entrepreneur doit transmettre une demande au Programme du travail expliquant la ou les raison(s) de la demande. Une fois la demande approuvée, le numéro de l'Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi de l’entrepreneur sera annulé et le contracteur ne sera plus tenu de satisfaire aux exigences du PCF.

Liste d'admissibilité limitée à soumissionner au Programme de contrats fédéraux

Actuellement, il n'y a pas de noms sur la liste des soumissionnaires à admissibilité limitée. Dès qu’une organisation sera déclarée en non-conformité, le nom de celle-ci sera automatiquement ajouté à la liste.

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