Information à l'intention des employeurs - Numéro d'assurance sociale (NAS)

Aperçu

Le numéro d’assurance sociale (NAS) sert à l’administration de nombreux programmes gouvernementaux tels que la Sécurité de la vieillesse, le Régime de pensions du Canada, le prêt d’études canadien et l’assurance-emploi. En tant qu'employeur, vous jouez un rôle essentiel dans la protection des renseignements personnels de vos employés et dans la prévention de la fraude. Les NAS de vos employés sont des renseignements confidentiels et ils devraient être utilisés uniquement à des fins d'information concernant le revenu.

La carte d’assurance sociale n’est pas une pièce d’identité; elle ne contient pas de photo ni de caractéristiques de sécurité la protégeant contre la fraude.

Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit les règles de base en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels par les organismes du secteur privé.

Toute personne qui travaille au Canada doit avoir un NAS. La production des cartes d’assurance sociale prendra fin le 31 mars 2014. Service Canada commencera à attribuer des NAS en format papier au lieu de cartes. Les cartes existantes ne seront pas rappelées.

Selon le Règlement sur l’assurance-emploi qui est entré en vigueur le 30 avril 2013, les employés doivent fournir leur NAS à leur employeur; pour ce faire, ils peuvent présenter leur carte d’assurance sociale, la lettre (Confirmation de NAS) ou tout autre document où leur numéro figure. Il pourrait également être nécessaire pour les employeurs de modifier leurs procédures, leurs documents et leurs formulaires afin qu’il y soit question du numéro seulement plutôt que de la carte.

Si un nouvel employé n’a pas de NAS et qu’il a le droit de travailler au Canada, invitez-le à se rendre au Centre Service Canada le plus proche pour en demander un en personne. Il devra apporter l’original de ses documents d'identité.

Remarque :

Les photocopies de documents d’identité ne sont pas acceptées. Si tous ses documents sont en règle, il obtiendra son numéro immédiatement.

Ce que vous devez savoir à propos du numéro d'assurance sociale

Le Programme de numéro d'assurance sociale (NAS) relève de Service Canada, le réseau de prestation de services du gouvernement du Canada, qui réunit une vaste gamme de prestations et de services fédéraux afin de répondre à vos besoins. Service Canada offre des services personnalisés, facilement accessibles à partir d'un même point - par Internet, par téléphone, en personne ou par la poste.

Les responsabilités en bref

  • Demander le NAS de tout nouvel employé dans les trois (3) jours suivant le début de son emploi et conserver dans ses archives le NAS de l’employé.
  • S’assurer que chaque employé dont le NAS débute par le chiffre 9 est autorisé à travailler au Canada.
  • S’assurer que le NAS de ses employés et leur dossier du personnel sont protégés.

Communiquer avec Service Canada si vous soupçonnez une utilisation frauduleuse d'un NAS.

Rappel :

Le NAS de votre employé est confidentiel et doit servir uniquement à des fins relatives au revenu.

Responsabilités principales

Demandez le NAS de tout nouvel employé dans les trois (3) jours suivant le début de son emploi et conservez dans ses archives le NAS de l'employé.

  • Assurez-vous d’avoir identifié l’employé correctement à l’aide de documents d’identité avant de finaliser les documents d’embauche.
  • Toute personne qui travaille au Canada doit avoir un NAS. Ce numéro sert à l'administration des prestations gouvernementales versées en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.
  • Vous devez demander au nouvel employé qui n'a pas de NAS, mais qui est autorisé à travailler au Canada, d'en faire la demande à l'un des bureaux de Service Canada. Dites-lui que c'est rapide, simple et sécuritaire! Si tous les documents relatifs à la demande et à l'identité de l'employé sont en règle, une seule visite lui sera nécessaire pour obtenir son NAS.
  • Vous pouvez obtenir confirmation du NAS d'un employé actuel ou d'un ancien employé. Pour ce faire, vous devez communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada. Composez le 1-800-808-6352 et choisissez l'option « 3 ». Si vous appelez de l'extérieur du Canada, composez le 506-548-7961 (des frais d'interurbain sont exigibles). Vous devrez fournir votre numéro d'entreprise (attribué par l'Agence du revenu du Canada) et tous les renseignements exigés permettant d'identifier votre entreprise et l'employé.
  • Vous jouez un rôle important dans la détection et la prévention des fraudes relatives au numéro d’assurance sociale qui ont deux principaux objectifs : le travail illégal et la fraude fiscale. Si vous soupçonnez qu'un numéro d'assurance sociale fait l'objet d'une utilisation frauduleuse, communiquez immédiatement avec le programme du numéro d'assurance sociale.

Assurez-vous que toute personne ayant un NAS qui commence par un « 9 » est autorisée à travailler au Canada et que leur document d’immigration n’est pas expiré.

  • Les NAS qui commencent par un « 9 » sont remis aux travailleurs temporaires qui ne sont ni des citoyens canadiens ni des résidents permanents. Ces NAS sont valides jusqu’à la date d’expiration qui est indiquée dans le document de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui autorise la personne à travailler au Canada. Vous devez prendre les mesures nécessaires si vous désirez réembaucher l'employé ou prolonger sa période de travail.
  • Vous devez continuer de demander à voir le document d'immigration actuel de l'employé l'autorisant à travailler au Canada (permis de travail, permis d'études) et vérifier qu'il n'est pas expiré. Si le travail doit être effectué dans un collège ou une université, vous devez recueillir tous les renseignements nécessaires avant d'embaucher un étudiant étranger.

Vous devez protéger les renseignements personnels de vos employés, dont le NAS, contre le vol et toute utilisation ou divulgation inappropriée.

  • Conservez tous les renseignements personnels en lieu sûr ou dans un système informatique encodé, et assurez-vous que seules les personnes autorisées y ont accès.
  • Si vous constatez que le NAS d'un employé a été volé ou a été utilisé ou divulgué de façon inappropriée, prenez immédiatement les mesures suivantes pour atténuer les conséquences possibles :
    • évaluez les dommages
    • informez l'employé touché
    • communiquez avec la police si vous avez constaté une activité de nature criminelle
    • communiquez avec Service Canada et avec le Commissariat à la protection de la vie privée
    • communiquez avec toute autre personne concernée

Vous trouverez d’autres renseignements utiles dans Annexe 4 du Code de bonnes pratiques concernant le numéro d'assurance sociale ainsi que sur les sites Web du Centre antifraude du Canada et du Comité des mesures en matière de consommation.

Vous devez informer Service Canada de tout soupçon relatif à l'utilisation frauduleuse d'un numéro d'assurance sociale.

  • Vous jouez un rôle important dans le dépistage et la prévention de l'utilisation frauduleuse des numéros d'assurance sociale et de ses deux principales conséquences : le travail illégal et la fraude fiscale.
  • Si vous avez des préoccupations concernant un numéro d’assurance sociale, vous pouvez communiquer avec le Bureau d'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada, au 1-800-808-6352 (choisir l'option « 3 »). Vous devrez fournir le numéro d’entreprise qui vous a été attribué par l’Agence du revenu du Canada ainsi que les preuves d’identité requises.

Saviez-vous que, au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit des règles régissant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par des organismes du secteur privé? Pour en savoir plus, veuillez consulter le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca

Pour plus de renseignements sur la façon de protéger le numéro d'assurance sociale, veuillez consulter notre publication Votre numéro d'assurance sociale : une responsabilité partagée! (SC-237-07-12)

Comment nous joindre

Composez le 1-800-808-6352 et sélectionnez l'option « 3 ».
Nos agents de services aux citoyens répondront à vos appels de 8 h 30 à 16 h 30 (heure locale), du lundi au vendredi, sauf les jours fériés.

Si vous appelez de l'extérieur du Canada, composez le 506-548-7961 (des frais d'interurbain s'appliquent).

Cliquez sur servicecanada.gc.ca
pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de communiquer avec le gouvernement du Canada ainsi que sur la gamme complète des programmes et services offerts.

Visitez le Centre Service Canada le plus près de chez vous
que vous trouverez en consultant notre site Web ou en composant le 1 800 O-Canada (1-800-622-6232) ou le 1-800-926 9105 (ATS).

Vous pouvez aussi nous écrire à :

Service Canada
Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales
CP 7000
Bathurst NB E2A 4T1
CANADA

Étudiants étrangers et numéro d'assurance sociale

Les étudiants étrangers peuvent travailler sur le campus ou hors campus sans permis de travail s’ils satisfont aux conditions d’admissibilité de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Les étudiants sont tenus par la loi de fournir leur numéro d’assurance sociale (NAS) dans les trois (3) jours suivant le début de leur emploi.

Pour faire une demande de NAS, l’étudiant étranger doit présenter soit :

  • un permis d’études délivré par CIC précisant que le titulaire du permis « peut accepter un emploi » ou « peut travailler » au Canada; ou
  • un permis d’études et une lettre de « confirmation pour travailler hors campus » délivrée par CIC avant le 6 février 2015.

S’il ne satisfait à aucune de ces exigences, l’étudiant étranger peut communiquer avec CIC afin de vérifier son admissibilité à présenter une demande de permis d’études modifié.

Pour obtenir plus d’information au sujet de la possibilité de travailler tout en étudiant au Canada, visiter le site Web de CIC ou s’adresser au centre d’appel de CIC au 1-888-242-2100.

Numéros d'assurance sociale commençant par un « 9 »

Les numéros d’assurance sociale qui commencent par un « 9 » sont attribués aux travailleurs étrangers temporaires qui ne sont ni des citoyens canadiens ni des résidents permanents. Ces numéros d’assurance sociale sont valides durant la période pendant laquelle le travailleur temporaire est autorisé à travailler au Canada par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC).

Avant d'embaucher un nouvel employé

Vous devez demander à voir le document d'immigration actuel de l'employé l'autorisant à travailler au Canada (p. ex. permis de travail ou permis d'études) et vérifier qu'il n'est pas expiré. Si le document est expiré, avant d’embaucher l’employé, vous devrez lui demander de communiquer avec CIC afin d’obtenir un document valide. Vous devez aussi dire à l’employé qu’il devra faire une demande et fournir son nouveau document d’immigration à Service Canada afin que son dossier de numéro d’assurance sociale soit mis à jour avec la nouvelle date d’expiration.

Avant de prolonger le contrat de travail de votre employé

Vous devez toujours vérifier qu'il a le droit de continuer à travailler au Canada. Votre employé doit avoir présenté une demande à CIC pour prolonger son autorisation de demeurer et de travailler au Canada avant que son permis n'expire.

Si un résident temporaire demande le renouvellement de son permis de travail ou d'études et que son permis expire avant qu'une décision ne soit prise, l'alinéa 186u) et l'article 189 du Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés lui permettent de continuer à travailler ou à étudier selon les mêmes conditions jusqu'à ce que sa demande de renouvellement soit traitée, et ce, tant et aussi longtemps qu'il demeure au Canada. Il s'agit d'un « statut implicite ». Le travailleur étranger temporaire aura un statut implicite jusqu'à ce que CIC prenne une décision.

Dès que CIC prend une décision et autorise l’employé à continuer de travailler au Canada, vous devez vérifier le nouveau document d’immigration ainsi que la date d’expiration. Vous devez aussi dire à l’employé qu’il devra faire une demande et fournir son nouveau document d’immigration à Service Canada afin que son dossier de numéro d’assurance sociale soit mis à jour avec la nouvelle date d’expiration.

Pour obtenir plus de renseignements au sujet de l'embauche de travailleurs étrangers temporaires ou de la prolongation de leur contrat de travail, communiquez avec le Centre d’appel de CIC au 1-888-242-2100.

Liste de formulaires

Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels

Ce formulaire vous permettra de demander l’accès à des renseignements personnels qui sont détenus par le gouvernement fédéral. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour demander des copies des demandes de NAS que vous avez déjà remplies.

Formulaire de demande de NAS

Vous n’avez pas à remplir ce formulaire de demande si vous présentez votre demande en personne dans un point de service de Service Canada.

Vous devez remplir ce formulaire de demande si vous faites une demande à l’extérieur du Canada.

Des mesures spéciales sont en place pour aider les personnes qui ne peuvent pas présenter leur demande en personne dans un point de service de Service Canada :

  • Les personnes résidant à 100 kilomètres ou plus l’un point de service de Service Canada, dans un secteur inaccessible, ou dans un endroit où le service mobile est peu fréquent peuvent soumettre leur demande par la poste. Pour confirmer votre admissibilité à soumettre votre demande par la poste, vous devez vérifier votre code postal.
  • Les personnes qui ne peuvent pas présenter leur demande en personne en raison de limites atténuantes et qui ne peuvent pas obtenir l’aide l’une autre personne pour soumettre une demande en personne en leur nom peuvent être admissibles à soumettre leur demande par la poste. Remarque : Ces personnes doivent communiquer avec Service Canada au 1-800-808-6352 (sélectionnez l’option « 3 ») pour confirmer leur admissibilité à soumettre leur demande par la poste.

Si vous êtes admissible à présenter votre demande par la poste, votre formulaire de demande dûment rempli doit être accompagné par des documents d’identité originaux. Les photocopies ne sont pas acceptées. Service Canada n’est pas responsable des documents perdus par la poste.

Pour plus de détails, veuillez voir le Guide l’instruction sur le formulaire de demande.

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